DAT #3 — Project Scope Management & Project Time Management

This is 5+6 videos of the series:

  • Project Scope Management.
  • Project Time Management.

Project Scope Management

It’s probably is the most important one of all Areas of Knowledge, because Scope defines the Base against which the other Areas are delivered.

It defines what it’s the project is going to accomplish and then the other Areas of Knowledge >>> defines time to deliver, budget, HR…

What it’s?

  1. Collect Requirements: what it’s that the business want, starts from Charter and evolve to give us better more complete of the requirements. i.e The Scope.
  2. Defines Scope: what it’s, is not delivered.
  3. Create WBS (the definition of Deliverables).
  4. Verify the Scope (ensuring the acceptance of the scope).
  5. Control Scope (to ensure all requirement required to complete the project is accomplished).

Collect Requiremetns

With Project Charter we begin to collect requirements.

Project Charter >>evolve>> elaborate to have a solid requirements >> solid Scope >> solid Project.

How we collect Requirements?

  • Interviews with key business users, workshops, brainstorming sessions…
  • All what it take to understand what the business needs.
  • It should be at a level appropriate to Planning, no more nor less.
  • Then we create Requirements Document.

Requirements Document

  • Base lined it and get it Approved from all sponsors.
  • Requirements tractability Matrix (RTM) that allow us to map/trace those high level requirements to details.
  • Identify and define in planning our acceptance and criteria.

Define Scope

Similar to defining requirements, the scope is based on requirements.

  • Clear, concise, unambiguous yet flexible.
  • Identifies Deliverables.
  • Expands on Acceptance Criteria.
  • What is not in the Scope.
  • Assumptions and Constraints.

Create WBS

  • Expanding Deliverables into work packages, take High Level deliverables and break them down into work package.
  • Decomposition = the activity of expanding deliverables into work packages.
  • WBS dictionary: defines of WBS components and definition of what the component is.
  • WBS = Deliverables oriented Hierarchical decomposition of the work.
  • Rolling Wave Planning: decompose some deliverbale into our first wave of planning… (Phase Gate again).

Verify Scope

  • Ensuring Acceptance of Deliverables (does the blue print we present satisfy the expectations?).
  • Ensuring that the right work is done and we will get final acceptance (signature).
  • Inspection of Results.
  • Not Quality Control.

Control Scope

  • Ensure no unauthorized work take place (only the scope is done).
  • Expecting that Change Happens (Integrated Change Management). (Change Request>Approved>WBS>Authorized Work).
  • Variance Analysis of work completed.

 

Project Time Management

Picks off where Scope Management left.

Takes WBS>further decomposition>Activities.

  1. Define Activities: completed on the Project.
  2. Sequence the Activities.
  3. Identify/Estimate Activity Resources.
  4. Estimate Activity Duration.
  5. Develop Schedule.
  6. Control Schedule.

Define Activities

  • A further decompose of Scope WBS into Actual individual activities to be worked on in the project.
  • We decompose them to the point where it is Estimable.
  • Assigned to Resource.
  • Identify Milestone, key points in the project that we should report status to our stakeholders.
  • Sometimes milestones = Deliverables.
  • Rolling Wave Planning.

Activity Decomposition

Scope WBC > Produce Current Situation review.

Activity Decomposition > we further decompose that down to activities.

Conduct Interview.

Review Documentations.

Sequence Activity

  • Identifies Predecessor/Successor (Logical relationship between activities).

Types of Sequence:

  • Finish to Start.
  • Finish to Finish.
  • Start to Start.
  • Start to Finish.

Network Diagram

leads ad legs.

Different types of dependency. Mandatory vs Discretionary vs External.

Identify/Estimate Activity Resources

  • Types and Quality of people/material/equipment required to complete the activities.
  • Resources Availability (differ due to organization structure).

Estimate Activity Duration

How long it will take to do the activity, in terms of:

  • Elapsed time (5 days).
  • Actual work effort (35 hours).
  • Availability: 8 hours + 50% availability >> 16 hours needed.

Estimate Methods

  1. Analogous Estimate.
  2. Parametric.
  3. PERT (best guess): E = (optimistic + 4 Likely + Pessimistic)/6

Develop Schedule

  • Resources leveling maximizing the utilization of our project.
  • Network Analysis.
  • Critical Path: identify which tasks determine the end date.
  • Use Software, not by hand.

Network Analysis

Control Schedule

We control through many processes:

  • Track Actuals: talk to teams and get the actuals from them
  • Reforcast ETC (how much left).
  • Reschedule (in Software).
  • Variance Analysis (on/ahead/behind schedule).
  • Take corrective actions to the critical path tasks.

 

 

 

Advertisements

DAY #0 — Initiating PMP

In The Name Of ALLAH.

I’ve decided to learn PM, and from my experience once you intend to learn something new >>> all you need is a good series (video lectures) and a good book.

For so far I’m using CBT Nuggets learning videos and it’s more than good for me. Before I start CAPM (which is the entry level of Project Management) I’ve watched some videos of PMP series (PMP is the advanced level of PM), and from that series I knew that the book required for me for sure is the PMBOK (Project Management Body of Knowledge). But from what I watched of the PMP series, I decided to start with the entry level; CAPM, which use the same book luckily.

So I decided to watch the CAPM series first, and put a plan to watch it a first time within a week, watching 2 videos per day. And here I will put my progress and what I learn and how I’ve learned that along the way.

بسم الله الرحمن الرحيم

الحمد لله رب العرش العظيم والصلاة والسلام على نبيه الكريم.

تحديث: هذه المقدمة كتبتها عندما قررت أن أدرس PMP وأن أنشر باللغة العربية، لكن لاحقاً غيرت الخطة وبدأت بالنشر بالإنكليزية لتثبت المعلومات التي أدرسها، ولكني أبقيت على هذه المقدمة العربية. <<< والله ولي التوفيق>>>>.

في اليوم الأول وقع اختياري على سلسلة CBT Nuggets PMP كمرجع محاضرات لهذه الشهادة. وشركة CBT Nuggets شركة عريقة جداً في السلاسل التعليمية والتي تمتاز بالفائدة المكثفة الموجودة في شروحاتها لاعتمادها على محاضرين مرموقين ومتميزين. المشكلة التي آراها في آخر نقلة في تطوير سلاسلها هي أنها باتت تعتمد على الفيديوهات القصيرة التي لا يتجاوز طولها 10 دقائق – ما يعني مدة أقصر للفيديو الواحد لكن بالتأكيد سيكون لديك عدد كبير من الفيديوهات لتشاهدها. الأمر السلبي في هذا الأمر هو التشتت الحاصل لك بين العناوين الكثيرة. ما أعتقده بأن خطتها التي كانت تعتمدها سابقاً في الفيديوهات ذات الطول المقدر بـ 30 – 45 دقيقة أفضل بكثير لأنها تتيح لك التعرض لكم معقول من المعلومات دون أن تضيع بين كثيرة العناوين.

في الفيديو التعريفي الأول تفاجأت بأن المحاضر يقول بأن هذه الشهادة ليست مخصصة لمستوى المبتدىء Entry في الإدارة، بمعنى أنها يجب أن لا تكون أول شهادة تأخذها في هذا المجال! فستلاحظ بأن من متطلبات التقدم لامتحان هذه الشهادة هو أنك يجب أن تمتلك 3 سنين خبرة وحوالي 4500 ساعة من العمل كمدير لفريق ما (إذا كنت قد أنهيت شهادة دراسة جامعية بأربع سنوات) وستكون المدة اللازمة أطول إن كنت لم تدخل الجامعة. ويجب أن تدخل المعلومات الخاصة بالأعمال التي قمت بها مزودة بمعلومات الإتصال اللازمة للتحقق منها، حيث أن الجهة المانحة للشهادة تقوم بشكل عشوائي باختيار عينة والتأكد من امتلاكها للخبرات المطلوبة للتقدم للامتحان.

وذكر بأن الشهادة التي يمكن أن تبدأ بها هي CAPM وكلا الشهادتين تصدران عن PMI: Project Management Institute. طبعاً هناك شهادات مكافئة لـ PMP مثل Princ2 كما ذكر المحاضر.

عملياً سأحاول مشاهدة هذه السلسلة أولاً وبعدها أقرر فيما إذا كنت سأنتقل للشهادة الأدنى CAMP أم سأحاول في هذه الشهادة. طبعاً أنا لا أمتلك الخبرة العملية المطلوبة ولكن مما علمته أن الأمر يتم هكذا بشكل عام.

ستحتاج طبعاً كما كل الشهادات إلى كتاب تقرؤه بجانب المحاضرات التي تشاهدها والكتاب هنا كما نصح به المحاضر

A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Fifth Edition

وهو كتاب يقع في حوالي 600 صفحة وذكر بأنك يجب أن تقرأه 2 – 3 مرات على الأقل. بالإضافة إلى مستند يقع في عشرين صفحة يتحدث عن تقسيم الأسئلة في الامتحان تجده على موقع PMI.

السلسلة تقع في 46 فيديو قصير (10 دقيقة) يمكن تقسيمها على خمس محاور هي نفس محاور الإدارة ونفس محاور الإمتحان بالتالي:

  1. Domain I – Initiating (9 videos)
  2. Domain II – Planning (16)
  3. Domain III – Executing (8)
  4. Domain IV – Monitoring and Controlling (8)
  5. Domain V – Closing (2)

بالإضافة إلى المقدمة والخاتمة التي يتحدث فيها عن التحضير للامتحان.

شاهدت اليوم فيديوهات القسم الأول Initiating. المعلومات كلها جديدة وسأحتاج طبعاً إلى مشاهدة هذه السلسلة لأكثر من مرة فيما إذا قررت المضي فيها. ولأن السياق هذا جديد علي فالمفردات لم تأخذ موقعاً في فهمي إلى بعد عدة فيديوهات، فالمصطلحات الجديد لم أفهمها من المرة الأولى ولكن فهمتها بعد أن كررها عدداً كافياً من المرات ومنها على سبيل المثال Deliverable.

الشعور العام بأن الفهم الجيد لهذه المادة سيتطلب الكثير من الوقت والجهد ولن يكون سهلاً. المدة الزمنية التي استغرقتها اليوم تقدر بالساعة، وهي مقدمة لا بأس بها. وغالباً سأتابع السلسلة كلها بنفس الطريقة كنوع من التعرف على الموضوع بشكل عام (مشاهدة + تلخيص عام). وبعد الانتهاء منها ربما أتابع السلسلة الخاصة بـ CAMP لأقرر على أي الطريقين سأسير.

والله الموفق.